HILFE – unser derzeitiger Dynamics NAV Partner ist mehr als lax

Ein kaufmännischer Leiter (CFO) in einem Service-orientierten Dienstleistungsbetrieb hatte von seinem Dynamics NAV Partner die Nase voll! Seit der langjährige NAV Consultant seinen bisherigen Arbeitgeber verlassen hatte, funktionierte die Betreuung des ERP Systems vor Ort nur mehr sehr leidvoll. Der CFO warf die Google Suchmaschine an und tippte „Navision Partnerwechsel“. Der Rest ist eine eindrucksvolle Erfolgsgeschichte.

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Auf der Suche nach einem neuen Dynamics NAV Partner

Herr Anton, so heißt der kaufmännische Leiter tippte „Navision Partnerwechsel“ in die Suchmaschine von Google. Das erste Ergebnis nach den bezahlten Anzeigen lautete:

  • NAV Partnerwechsel: Der erste Verlust ist der Kleinste!: Ein Unternehmer schilderte mir seinen Leidensweg, den er mit seinem NAV Partner über 2 Jahre gegangen ist, weil er damals glaubte, ein Wechsel des NAV Partners wäre zu teuer. Conclusio: Der erste Verlust ist der Kleinste! 

Herr Anton liest sich den Blogpost durch und traute seinen Augen nicht.

Das was er hier liest, war beinahe genau seine eigene Leidensgeschichte. Am Ende des Artikel folgte er der Einladung zu einem kostenlosen Erstgespräch ohne zu zögern. Seine Mail lautete:

Wir haben einen alten Releasestand und möchten gerne upgraden. Unser derzeitiger Dynamics NAV Partner ist mehr als lax. Für unsere Firma ist das anstehende Projekt äußerst wichtig.

Umgehend habe ich den kaufmännischen Leiter kontaktiert und ohne Umschweife gefragt, ob es sich bei dem Dynamics NAV Partner um einen in Österreich durchaus prominenten NAV Anbieter handelte.

BINGO. OK, es war nicht wirklich schwer, die Symptome eindeutig.

Dynamics NAV Partner "easy-to-change" wechseln
Dynamics NAV Partner „easy-to-change“ wechseln

 

In einigen wenigen Minuten wurden die wichtigsten Informationen rund um die Navision – Installation abgeklärt und ein kostenloses Erstgespräch vereinbart.

Wer ist Herr Anton?

Herr Anton ist Ende 40, Leiter der Finanzen und verantwortet auch noch Personal und IT. In seine Zuständigkeit fällt durchaus aus Eigeninteresse auch Microsofts ERP System Navision.

Es wird noch eine ältere und bewährte Version verwendet, da die Kosten eines Updates bisher nicht in Relation zum Nutzen einer neueren Version stand.

Bis vor Kurzem war man mit der Betreuung der bestehenden Navision Installation durch den langjährigen Dynamics NAV Partner sehr zufrieden, hatte man doch schon seit Jahren immer den gleichen NAV Consultant, der mit den Anforderungen und der handelnden Personen beim Kunden bestens vertraut war.

Seit dem Weggang des NAV Consultant beim angestammten Dynamics NAV Partner hatten sich schon mehrere Consultants vor Ort versucht. Alle stellten Fragen, da keiner aus der Innensicht die Navision Installation kannte und auch keine Anstalten machten, sich da einzuarbeiten.

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Dynamics NAV Partner und Kunde sind manchmal nicht kompatibel
Dynamics NAV Partner und Kunde sind manchmal nicht kompatibel

Deren Arbeitsweisen entsprach nicht dem des Vorgängers, die Mitarbeiter des Kunden und die Consultants wurde nicht warm miteinander. Die persönliche Chemie passte einfach nicht. Dynamics NAV Partner und Kunde sind manchmal nicht kompatibel.

Der neue NAV Consultant macht nur was man ihm sagt, ansonsten legt er keinen großen Ehrgeiz an den Tag, sich mit der alten Navision – Version, die hier noch im Einsatz ist, vertraut zu machen. Eine aktive Beratung durch den NAV Consulter findet nicht statt.

Der Dynamics NAV Partner legt scheinbar auch nicht sooo großen Wert auf die Zufriedenheit des Kunden, da die Umsätze dieses Kunden in der Vergangenheit nicht sehr üppig waren.

Das ERP System hat in all den Jahren einfach sehr gut funktioniert, die kleineren Ergänzungen und Anpassungen durch den langjährigen NAV Consultant wurden zur vollsten Zufriedenheit der Anwender umgesetzt – was soll man da groß in ein ohnehin funktionierendes System investieren?

Heute ist die Situation eine Andere

Die Umsetzung neuer Anforderungen durch den Dynamics NAV Partner dauert schon mal ein paar Wochen, bis eine Lösung angeboten und umgesetzt wird. In Begleitung einer geschmalzenen Rechnung.

Erschwerend kommt hinzu, dass das in die Jahre gekommene ERP System nicht mehr kompatibel mit neuen Anforderungen und Endgeräten (mobile & always online) ist.

Der Navision Standard wurde über all die Jahre immer wieder verändert, sodass neue Anforderungen und Erweiterungen immer mühsamer und teurer werden. Nicht zuletzt deshalb weil sich die jetzigen NAV Consultants weder mit der alten Navision Version wirklich gut auskannten noch mit den über die Jahre passierten Anpassungen am Standard Bescheid wussten.

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Herr Anton entschließt sich deshalb zu einem Upgrade auf die neueste Version, die dann wieder für einige Jahre die Anforderungen des Unternehmens bravourös erfüllen wird.

Aber: Herr Anton überlegt sich auch, ob er in diesem Zusammenhang nicht überhaupt ein neues ERP System eines anderen Anbieters anschaffen soll.

Da eine Neuanschaffung eines anderen Systems teurer kommt als das Upgrade, sucht Herr Anton einen neuen, verlässlicheren Dynamics NAV Partner für das Upgrade und weitere laufende Betreuung.

Eine neue ERP Software hat zusätzlich noch den Nachteil, dass sowohl Software als auch Hersteller und der zukünftige Implementierungspartner für Herr Anton Unbekannte sind und damit ein zusätzliches Risiko darstellen.

Bei Dynamics NAV fallen die Risiko-Komponenten Software und Hersteller weg, sodass sich Herr Anton voll auf die Auswahl des zukünftigen Dynamics NAV Partner konzentrieren kann.

Herr Anton hatte schon in all den Jahren mit vielen IT-Anbietern und diversesten Lösungen zu tun und nicht immer hatte alles problemlos geklappt.

Fokus auf den Dynamics NAV Partner

Diesmal würde Herr Anton genauer hinsehen bei der Wahl seines neuen Anbieters, als damals. Schließlich möchte Herr Anton diesmal die beste Option für sein Unternehmen erkennen und wählen.

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Dennoch lässt sich Herr Anton von einem anderen Anbieter und Hersteller ein weiteres ERP System vorführen, um zumindest einen funktionalen und preislichen Vergleich mit Dynamics NAV ziehen zu können.

Da Herr Anton seit vielen Jahren Navision mit allen Stärken und Schwächen kennt und weiß, dass sich das Produkt sehr stark in Umfang und Funktion weiter entwickelt hat, gibt es gegen Dynamics NAV keine Vorbehalte.

Herr Anton hat in all den Jahren auch den Wartungsvertrag bezahlt, sodass ein Anspruch auf die neueste Dynamics NAV – Version gegeben ist. Das ist wichtig, spart Geld und Akzeptanzprobleme bei den Anwendern sind auch keine zu erwarten.

Da Dynamics NAV nicht das große Thema ist, konzentriert sich Herr Anton ganz auf die Auswahl des Implementierungspartners.

Jeder seiner CFO – Kollegen weiß: Der Implementierungspartner und der Hersteller der ERP Software sind wichtiger als das ERP System selbst.

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Nun liegt es an uns, sich zu präsentieren und Vertrauen aufzubauen.

Wer sind die Neuen?

zertifizierte Dynamics NAV Partner
zertifizierte Dynamics NAV Partner in D-A-CH

Wir sind Spezialisten bei der Übernahme von bestehenden Navision – Installationen und wissen ganz genau, worauf wir achten müssen, um dem Kunden 100% Entscheidungssicherheit zu geben.

Ehrlichkeit, Vertrauen, Transparenz sind neben Dynamics NAV unsere Stärken. Dazu kommen noch einige hochkarätige, wirklich erstklassige Referenzen.

Es gibt de-facto keine Fluktuation, weil die Geschäftsführung alles tut, um die Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter so interessant wie möglich zu gestalten.

Das Unternehmen denkt langfristig im Sinne seiner Kunden und bildet deshalb auch selber Nachwuchs-Spezialisten aus. Dieser Aufwand macht sich für die Kunden und uns als Dynamics NAV Anbieter bezahlt.

Herr Anton hat uns mittlerweile im Erstgespräch und beim nachfolgenden Vertriebsworkshop näher kennen gelernt und wäre überzeugt von uns als nächster Dynamics NAV Partner.

Außer rationalen Gründen gibt es aber auch immer emotionale Gründe, die eine Entscheidung leichter oder schwieriger machen. So ist es auch bei Herr Anton.

Herr Anton muss seine Entscheidung absichern

Es reicht nicht, wenn er von uns überzeugt ist. Es gibt es paar Menschen, die schauen genauer hin was er macht, wie er handelt und entscheidet, mit wem er zusammen arbeitet.

Da ist einerseits sein Geschäftsführer, dem das Thema eher weniger tangiert, der aber auch keine Probleme damit haben möchte. Es soll klaglos laufen, alles andere wäre ein Problem, dass auf Herr Anton abfärben würde.

Dann gibt es auch noch CFO – Kollegen in anderen Unternehmen, mit denen er sich regelmäßig austauscht. Vor diesen Kollegen möchte Herr Anton am Ende des Tages auch nicht dumm mit einer Fehlentscheidung dastehen.

Als Finanzer hat Herr Anton natürlich auch immer die Kostensicht im Blick. Sein Geschäftsführer schätzt es, wenn der NAV Anbieter sich um alles rund um Dynamics NAV kümmert, was notwendig ist.

Wir legen uns nochmal mächtig ins Zeug

Bei der persönlichen Angebotsbesprechung werden die einzelnen Kostenposten und die Konditionen besprochen.

Ebenso wird das Vorgehensmodell „easy-to-change“ nochmal genau erklärt. Die aus unserer Erfahrung wichtigsten Entscheidungskriterien sind 1) Gewährleistung der problemlosen Übernahme der Navision – Installation und 2) der zugesagte Kostenrahmen wird nicht überschritten.

Unsere Erfolgsfaktoren können wir nicht nur behaupten sondern auch in Form von nachvollziehbaren Umfragen bei unseren Kunden beweisen (Dynamics NAV Kunden – Befragungsergebnisse) – :

  • unser langjährig eingespieltes Team aus erfahrenen NAV Spezialisten im Mix mit jungen, selbst ausgebildeten Mitarbeitern, der
  • sich daraus ergebende Kostenvorteil unter Beibehaltung höchster Umsetzungsqualität und
  • die Sicherheit aus einer Vielzahl von erfolgreich umgesetzten Projekten, welche durch Referenzkunden ausführlich belegt sind.

Unsere Erfahrung aus beinahe 120 Projekten bestätigt auch die Annahme von Herr Anton und seinen CFO – Kollegen: Der Implementierungspartner und der Hersteller der ERP Software sind wichtiger als Dynamics NAV selber.

Microsoft ist einer der Weltmarktführer im Bereich ERP Systeme für KMUs / Mittelstand und bietet Kontinuität und Sicherheit. Mit der 10-jährigen Supportgarantie und der Roadmap für die Weiterentwicklung der ERP Software Dynamics NAV ist man hier im grünen Bereich.

Herr Anton hat von uns ein verbindliches Angebot bekommen. Die Entscheidung liegt nun bei ihm.

Herr Anton lässt vor seinem geistigen Auge alle Fakten, alle Pro und Contras ablaufen.

Herr Anton fasst zusammen

Das Fixpreisangebot weist ein sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis aus. Verglichen mit den bisherigen Aufwänden ist das ein Pluspunkt für uns.

An Hand des Praxis-erprobten Vorgehensmodell „easy-to-change“ konnten wir schlüssig erklären, dass es keine bösen Überraschungen beim Wechsel zu uns als neuen NAV Betreuer gibt. Wir haben große Erfahrung in der Übernahme von bestehenden Navision / Dynamics NAV – Installationen fremder Implementierungspartner.

Telefonische Nachfragen bei von uns angegebenen Referenzkunden ergaben beste Noten für uns und alle unsere Aussagen wurden bestätigt.

Als besonderen Mehrwert übernehmen wir alle organisatorischen Belange. Herr Anton erhält von uns hinsichtlich Dynamics NAV jede Unterstützung die er braucht.

Ja, die Entscheidung ist Herr Anton letzten Endes doch sehr leicht gefallen.

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Heute ist Herr Anton ein sehr zufriedener Kunde und empfiehlt uns aktiv weiter. Was kann sich ein Dienstleister schöneres wünschen als zufriedene Kunden, die es auch noch in der CFO – Runde gerne weiter erzählen?

DANKE

Herr Anton, wir danken für das uns entgegengebrachte Vertrauen und werden alles in unserer Macht stehende unternehmen, damit Ihr Geschäft durch „unser“ Dynamics NAV auch weiterhin bestens unterstützt wird.


 

Autor: Ernst J. Dennstedt MBA

(c) by DEEynamics | Ernst J. Dennstedt MBA | Dynamics NAV Berater | Geschäftsführender Gesellschafter SOCITAS GmbH

5 Gedanken zu „HILFE – unser derzeitiger Dynamics NAV Partner ist mehr als lax“

  1. Immer wieder treffen wir auf Dynamics NAV Partner, die Ihren Kunden vertraglich einen Partnerwechsel „verbieten“. Das ist nicht zulässig. Siehe unser Praxisbeispiel, sollten Sie dazu noch Fragen haben, bitte um Kontaktaufnahme

    Antwort auf die konkrete Frage eines Kunden:

    Wir (Anmerkung: der Dynamics NAV Partner) haben über den Wartungsvertrag mit der Microsoft gesprochen und uns intern noch intensiv damit auseinandergesetzt. Der Passus um den es geht, ist Punkt 5, Absatz 6:

    Während der Vertragsdauer ist dem Auftraggeber ein „Partnerwechsel“ (dh Wechsel des betreuenden Partners) nicht möglich.

    Aber bereits im nächsten Satz wird beschrieben was passiert, wenn ein Partnerwechsel vom Kunden doch vorgenommen wird: Erfolgt dennoch ein Partnerwechsel über den Softwarehersteller Microsoft, so hat dies keinerlei Einfluss auf Laufzeit und Rechtswirksamkeit des Vertrages.

    Was bedeutet das?

    Wenn Sie den Partnerwechsel vollziehen, ändert sich nichts. Deshalb, weil Sie haben die Rechnung für den Wartungsvertrag erhalten und auch bezahlt. Damit sind alle vertraglich vereinbarten Bedingungen erfüllt.

    Nach dem Partnerwechsel wird natürlich XXXXX keine Leistungen mehr erbringen. Muss sie auch nicht, weil 1) will YYYYY das nicht mehr und 2) erbringt in diesem Zusammenhang alle Leistungen der neue Dynamics NAV Partner.

    Betrachten wir den Fall aus der Perspektive eines Schadens, den XXXXX geltend machte möchte.
    Es ist für XXXXX durch einen Partnerwechsel kein Schaden entstanden. Der Wartungsvertrag wurde für die vereinbarte Bindungsdauer von YYYYY vollinhaltlich bezahlt. Durch den Partnerwechsel braucht XXXXX auch keine Leistungen mehr erbringen.

    FAZIT:
    Aus unserer Sicht steht einem Partnerwechsel nichts im Wege. YYYYY erleidet dadurch keinen Schaden, weil alle Leistungen aus dem Wartungsvertrag ab sofort der neue Dynamics NAV Partner übernimmt. Diese Vorgehensweise beim Partnerwechsel ist der normale Ablauf, der von der Microsoft so auch vorgesehen ist.

    Anmerkung 6 Monate nach dem Partnerwechsel:
    XXXXX hat erwartungsgemäß keinerlei Maßnahmen ergriffen, um gegen den Partnerwechsel Einspruch zu erheben.

    1. Die Wartungsrechnung erhalten Sie dann nur mehr von Ihrem neuen Dynamics NAV Partner. Mit dem Navision-Partnerwechsel gehen alle Rechte und Pflichten in der Leistungserbringung auf den neuen Dynamics NAV Partner über.

      Es besteht keine Gefahr einer doppelten Verrechnung, weil die Wartungsgebühr vom Dynamics NAV Servicepartner ja fast vollständig an die Microsoft weitergegeben wird und diese nur einmal abgeführt werden muss. Was bedeutet, dass auch die Microsoft keinerlei Ansprüche an XXXXX stellt.

  2. KONSEQUENZEN BEI EINEM NAVISION-PARTNERWECHSEL

    Der Wartungsvertrag ist ein Vertrag zwischen Ihnen als Kunde und der Microsoft. Der NAV Partner ist für den organisatorischen Ablauf, die Bereitstellung der neuesten Updates und Patches (wie zum Beispiel bei gesetzlichen Änderungen im Steuerrecht) und die Verrechnung zuständig. Treten echte Fehler in der NAV Standardsoftware auf wird die Behebung im Rahmen der Gewährleistung durch den Dynamics NAV Partner kostenlos durchgeführt.

    Sie haben als Dynamics NAV Kunde das jederzeitige von Microsoft eingeräumte Recht, Ihren Implementierungs- und Betreuungspartner zu wechseln. Dazu gibt es ein Partnerwechselformular (das geht mittlerweile auch schon elektronisch), welches ausgefüllt und an die Microsoft übermittelt wird. Das kann der Kunde selber erledigen oder wird durch den neuen Dynamics NAV Servicepartner übernommen.

    Bei der Microsoft wird der Partnerwechsel organisatorisch zur Kenntnis genommen. Das bedeutet in der Praxis, dass die Rechnung für die jährliche Wartung der Dynamics Navision Lizenzen nun statt von ihrem bisherigen Partner vom neuen Navision-Partner kommt und die Updates der neue Dynamics NAV Partner zur Weitergabe an den Kunden erhält.

    Da der Großteil der Wartungsrechnung vom Dynamics NAV Partner an die Microsoft abgeführt wird, ergibt sich für Sie als Kunde keine Handlungsnotwendigkeit. Sie erhalten die nächste Wartungsrechnung bei Hauptfälligkeit dann von Ihrem neuen Dynamics NAV Partner. Es gibt keinerlei finanzielle Einbußen durch den Navision-Partnerwechsel.

    Die oben beschriebenen Rechte aus dem Wartungsvertrag laufen ohne Unterbrechung und ungeschmälert wie vereinbart weiter. Ihr neuer NAV Partner ist nach dem Navision-Partnerwechsel sofort Ihr einziger Ansprechpartner in allen Belangen Ihrer Dynamics NAV Standard – Software.

    Manchmal versucht ein Partner mittels vertraglicher Vereinbarung einen Partnerwechsel zu verhindern. Das ist weder im Sinne von Microsoft noch zulässig. Sie können jederzeit wechseln und haben dadurch keinerlei Schaden. Wir haben genau diesen Fall in Salzburg heuer im Sommer gegen XXXXX durchexerziert.

    Auf einen Umstand müssen Sie beim Navision-Partnerwechsel allerdings achten:
    Sollten Sie zusätzlich zum Wartungsvertrag einen Supportvertrag abgeschlossen haben, gelten die individuellen Vereinbarungen mit Ihrem bisherigen NAV Servicepartner. Dieser Supportvertrag ist durch einen Partnerwechsel nicht automatisch gekündigt sondern muss gesondert direkt bei XXXXX gekündigt werden.

  3. Immer wieder erhalte ich den Tipp, dass ein Dynamics NAV Anwender mit dem eigenen NAV Partner nicht mehr zufrieden ist. Ruft man dann an, wird diese Unzufriedenheit unverblümt bestätigt. Dennoch ist die Hemmschwelle, den NAV Partner zu wechseln, enorm hoch.

    Das hat in den meisten Fällen nichts mit Loyalität dem Anbieter gegenüber zu tun. Vielmehr ist es die Angst, an einem laufenden System etwas zu verändern und möglicherweise erst recht für Probleme durch einen Wechsel zu sorgen, die noch teurer sind als der Status quo.

    Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass diese Sorge in den meisten Fällen unbegründet ist. Nur wenn die NAV Installation extrem programmtechnisch angepasst wurde, oder einzelne Objekte für die weitere Bearbeitung gesperrt sind, wird es schwieriger.

    Es zahlt sich auf jeden Fall aus, die NAV Installation von einem Dritten mal checken zu lassen um herauszufinden, in welchem Zustand die ERP Infrastruktur sich befindet und welche Optionen man für die weitere Vorgehensweise dann hat.

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