Dynamics NAV Service Partner - der systematische Eignungstest der wirklich funktioniert

Nachdem Sie eine Vorauswahl an möglichen Dynamics NAV Service Partnern an Hand der für Sie relevanten Soft-Facts getroffen haben, gilt es nun, den richtigen Dynamics NAV Partner zu ermitteln, der wirklich zu Ihrem Unternehmen passt und mit dem Sie eine langjährige Partnerschaft eingehen möchten.

Sollten Sie diese Vorauswahl noch nicht durchgeführt haben, finden Sie mit der VORLAGE: Dynamics NAV Lösungsanbieter - welche Auswahlkriterien zählen wirklich? die entsprechenden Informationen. Sie sollten an Hand dieser Vorlage Ihre Vorauswahl an möglichen Dynamics NAV Service Partner treffen und dann erst mit diesem Artikel fortfahren.

1. Eingrenzen der Dynamics NAV Anbieterliste

Notieren Sie die schwerwiegendsten fachlichen Problempunkte Ihres bisherigen Dynamics NAV Betreuers, die Sie zu einem Betreuerwechsel bewogen haben.

Notieren Sie die MUST HAVE und NICE TO HAVE - Kriterien aus Ihren bisherigen Erfahrungen, die der zukünftige Dynamics NAV Betreuer mitbringen sollte.

Verfeinern Sie Ihre bisher erarbeitete Anbieterliste 

• die Sie persönlich kennen
• die Ihnen von Geschäftspartnern oder Kunden empfohlen wurden
• die Ihnen in sozialen Medien wiederholt positiv aufgefallen sind
• die Ihnen durch Fachbeiträge oder Vorträge positiv aufgefallen sind
• die Ihnen Ihre Mitarbeiter vorschlagen

Aber: werfen Sie nicht vorschnell Ihre bisherigen Ergebnisse aus der Suche von Anbietern mit den für Sie richtigen Soft-Facts wegen einer Empfehlung über Bord. Bleiben Sie bei Ihrer Vorgehensweise und starten Sie gegebenenfalls bei der Ermittlung der "weichen Faktoren" für den neu - weil empfohlenen - hinzugekommen Dynamics NAV Kandidaten.

2. Überprüfen der Hard-Facts

Haben Sie Ihre Recherchen der möglichen Dynamics NAV Service Partner zur Erstellung der Vorauswahl auf Basis der Soft-Facts abgeschlossen, gilt es nun, diese Liste gegen die Hard-Facts zu checken.

• Wie lange ist der Dynamics NAV Partner bereits in Ihrer Branche tätig?
• Versteht der Dynamics NAV Anbieter Ihr Geschäftsmodell?
• Hat er die Mitarbeiter mit dem für Sie wichtigen Know-How "immer noch" in seinem Unternehmen oder sind das bereits lang zurückliegende Projekte, auf die hier Bezug genommen werden?
• Welchen Partner-Status hat der Anbieter bei Microsoft? Hierbei ist zu beachten, dass der Partner-Status auch tatsächlich in den ERP Kompetenzen erworben wurde.
• Wie steht es um die Bonität des Anbieters?
• Ist eine Betriebshaftpflichtversicherung vorhanden? In welcher Höhe? (das sollte in den AGBs zu finden sein)

Vielen Anbietern ist eine geografische Nähe des Dynamics NAV Service Partners immer noch immens wichtig, obwohl technisch gesehen, der Betreuer immer nur einen Klick von Ihnen entfernt ist. Sie sollten diesen Punkt aus Ihren Hard-Facts streichen wenn Sie nicht möchten, einen mittelmäßigen Dynamics NAV Betreuer zu wählen, nur weil der "um die Ecke" sein Büro hat. 

Häufig sind auch die Reisekosten das Argument für die geografische Nähe. Diese vermeintliche Sparmaßnahme ist schon manchen Kunden sehr teuer gekommen, weil sich der gewählte Dynamics NAV Partner doch nicht als der Richtige herausgestellt hat und ein weiterer, kostspieliger Dynamics NAV Partnerwechsel damit unausbleiblich wurde. 

Reduzieren Sie Ihre Anbieterliste wenn Sie das Gefühl haben, dass ein Dynamics NAV Partner bestimmte Hard-Facts, die Ihnen wichtig sind, nicht erfüllt. 

3. Kontakt zu Dynamics NAV Service Partner

Der nächste Schritt ist es nun, die übrig gebliebenen Dynamics NAV Service Partner auf Ihrer Short List einem telefonischen Interview zu unterziehen und vergleichen Sie das mit den Ergebnissen, die Sie bisher recherchiert haben.

• Fragen Sie nach Hard-Facts, die Sie bisher nicht in Erfahrung bringen konnten
• Wie hoch ist die Personafluktuation?
• Liegt der Fokus des Anbieters auf Einführungs- / Upgradeprojekte oder auf Service-Orientierung. Sehr wichtig dabei: Fragen Sie, mit welchen Maßnahmen er in seinem Unternehmen die Service-Orientierung begründet (Stichwort: zentraler Support mit echtem Dynamics NAV Fachpersonal)
• Gibt es Erfahrungen in der Branche? Wie lange? Wann war das letzte diesbezügliche Projekt? Sind diese Mitarbeiter noch im Unternehmen beschäftigt? Gibt es die Möglichkeit, mit dem damaligen Projektleiter zu sprechen?
• Welche Referenzkunden können benannt werden?
• Wie stellt der Dynamics NAV Service Partner die zukünftige Entwicklung seines Unternehmens dar? Das ist sicherlich eine etwas ungewöhnliche Frage. Aber die Art und Weise wie darauf reagiert wird, lässt gute Rückschlüsse zu. Vor allem dann, wenn hinterfragt wird, um welchen Aspekt es Ihnen besonders bei dieser Frage geht.

4. Persönliches Erstgespräch suchen

Fragen Sie Ihren Gesprächspartner, was dieser über Sie als Kunden und über Ihre Branche zu berichten weiß. 

Fragen Sie alles was Sie wissen möchten und relevant für eine zukünftige Kundenbeziehung ist. Alles was nicht beantwortet werden kann, sollte schriftlich in Form eines E-Mails nachgereicht werden.

Hier einige Anregungen, die für die Betreuung Ihres ERP System Microsoft Dynamics NAV interssant sein könnte:

• Consultants und Entwickler haben in der von Ihrem Unternehmen eingesetzten Dynamics NAV Version nachweislich ausgezeichnete Kenntnisse des Dynamics NAV Standards
• und auch nachweislich (über bereits geleistete Projekte) Erfahrung in Ihrer Branche
• Kenntnisse, wie Komplexität reduziert und die laufenden Kosten des ERP Betriebs optimiert werden könnten
• Kenntnisse, wie administrative Geschäftsprozesse mit Dynamics NAV automatisiert und digitalisiert werden
• gibt es Best Practises aus der Branche, an denen Sie als Kunden partizipieren können
• gibt es ungehinderten Zugriff zum Dynamics NAV Support? Garantierte Antwortzeiten festgelegt durch ein Service Level Agreement?
• im Falle internationaler Niederlassungen: ist der Dynamics NAV Support nur in Deutsch oder wahlweise auch in Englisch verfügbar? In allen wichtigen Kompetenzen wie Finanzen, Produktion, Service?
• sind die Consultants nicht nur IT-technologisch auf Letztstand, sondern sind auch mit ihrem betriebswirtschaftlichen Wissen Up-to-Date, um auch im kaufmännischen Bereich Optimierungen umsetzen zu können?
• gibt es ein tiefes Know-How zum Monitoring und Performance Management der Dynamics NAV Installation

Ihre Dynamics NAV Installation kann generell so wie Ihr Unternehmen es benötigt, erweitert werden. Immer. Das garantiert Microsoft durch die permanente Weiterentwicklung und Optimierung des Dynamics NAV Standards / Dynamics 365 Business Central. Das garantiert ein optimales Kosten- / Nutzenverhältnis, aber nur, wenn Ihr Dynamics NAV Service Partner in der Lage ist, die an ihn gestellten Anforderungen zu erfüllen.

5. Gemeinsamer Workshop Projektteam und Dynamics NAV Anbieter

Die wesentlichste Frage, die man sich bei der Auswahl eines neuen ERP Partners stellen sollte, ist: Möchte ich mit diesen Menschen die nächsten Jahre zusammenarbeiten?

Einer der wesentlichsten Kriterien für den Erfolg ist die Chemie zwischen dem Anbieter und dem Dynamics NAV Team / Anwendern in Ihrem Unternehmen.

Auch wenn ein Workshop Zeit und Geld kostet, ist es doch ein sehr probates Mittel um festzustellen, wie sich eine Zusammenarbeit gestalten könnte.

• Wie war der Eindruck bei Ihren Mitarbeitern vom Dynamics NAV Partner während des Workshops hinsichtlich Vorbereitung, Kompetenz, Beantwortung der Fragen rund um Ihr Unternehmen, Ihre Branche, …
• War der zukünftige Betreuer Ihres Unternehmens bei diesem Workshop dabei?
• Welche Kapazitäten und welche Kompetenzen kann der Anbieter für Ihr Unternehmen bereitstellen?
• Welche Vorschläge zur Weiterentwicklung und Reduzierung der laufenden Kosten der Dynamics NAV Infrastruktur werden gemacht?
• Wie sieht das Support – Konzept aus?
• Worauf wird beim laufenden Schulungskonzept Wert gelegt?
• Wie ist die Vorgehensweise zur Übernahme einer bestehenden Dynamics NAV Installation?
• Wie oft wurde bereits eine bestehende Dynamics NAV Installation insgesamt und in Ihrer Branche übernommen?

Die Entscheidung nach dem Workshop, ob der Dynamics NAV Anbieter in Frage kommen könnte, sollte gemeinsam zwischen der Geschäftsführung und den wichtigsten Mitarbeitern des Unternehmen, die mit dem ERP System arbeiten müssen, getroffen werden.

Haben Sie einen Wunschkandidaten ermittelt, nehmen Sie sich die Zeit und besuchen Sie das Unternehmen Ihres zukünftigen Dynamics NAV Partners. Ich versichere Ihnen, dass diese „Zusatzkosten“ nichts sind im Vergleich zu einer falsch getroffenen Dynamics NAV Partnerwahl.

• reden Sie mit den Mitarbeitern, die Ihnen „über den Weg laufen“
• fragen Sie nach Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Unternehmen
• fragen Sie, wie lange die Mitarbeiter bereits im Unternehmen sind
• fühlen Sie die Stimmung, wenn Sie durch das Büro gehen
• checken Sie das „schwarze Brett“ und die angepinnten Sprüche, die mehr über das Unternehmen aussagen, als die offizielle Webseite
• schauen Sie sich an, ob es den versprochen Support mit 10 Mitarbeitern in deutscher und englischer Sprache tatsächlich gibt

Wenn Sie diesen Leitfaden bis hierher durchgearbeitet haben, haben Sie ziemlich sicher bereits ein sehr gutes Gefühl, mit welchem Dynamics NAV Anbieter Sie zukünftig zusammenarbeiten möchten.

FAZIT: Soll ich den Dynamics NAV Partner wechseln - oder doch nicht?

Immer wieder erhalte ich den Tipp, dass ein Dynamics NAV Anwender mit dem eigenen Dynamics NAV Partner nicht mehr zufrieden ist. Ruft man dann an, wird diese Unzufriedenheit unverblümt bestätigt. Dennoch ist die Hemmschwelle, den Dynamics NAV Partner zu wechseln, enorm hoch.

Das hat in den meisten Fällen nichts mit Loyalität dem Anbieter gegenüber zu tun. Vielmehr ist es die Angst, an einem laufenden System etwas zu verändern und möglicherweise erst recht für Probleme durch einen Wechsel zu sorgen, die noch teurer sind als der Status quo.

Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass diese Sorge in den meisten Fällen unbegründet ist. Nur wenn die Dynamics NAV Installation extrem programmtechnisch angepasst wurde, oder einzelne Objekte für die weitere Bearbeitung gesperrt sind, wird es kostspieliger, aber nicht schwieriger.

Um Ihre Entscheidungssicherheit weiter zu erhöhen, finden Sie mit der CASE STUDY: Wie lauft die Übernahme meiner Dynamics NAV Installation in der Praxis ab? weitere Informationen, wie die Übernahme einer bestehenden Dynamics NAV Installation typischerweise abläuft.

In dem PODCAST: Wie Sie den größten Fehler bei der Wahl Ihres Dynamics NAV Partners vermeiden erfahren Sie, welches der eine, einzige Fehler ist, der immer wieder bei der Auswahl des zukünftigen Dynamics NAV Lösungsanbieter unberücksichtigt bleibt und in weiterer Folge etliches an Zeit, Geld und Ärger kostet. Dieser Podcast ist auch als lesbarer Artikel für Sie verfügbar.

Alles was Sie wissen müssen, um einen sicheren Dynamics NAV Partnerwechsel zu gewährleisten, habe ich Ihnen in der INFOGRAFIK: Dynamics NAV Anbieterwechsel: Schritt-für-Schritt im Überblick zusammengestellt.

Wenn Sie den Download-Service nutzen, erhalten Sie den kompletten LEITFADEN mit zusätzlichen hilfreichen Informationen und Anwendungshinweisen als PDF - File.