ERP Stammdaten sind Basis für Unternehmenserfolg & Digitalisierung

ERP Stammdaten sind nicht nur die Basis für den Unternehmenserfolg sondern auch für die Digitalisierung. Etliche Unternehmen im Mittelstand haben mit der Datenqualität massive Probleme.

Die Folgen: strategische Fehlentscheidungen, zu hohe Kosten in den Geschäftsabläufen, Umsatzverluste, Imageschäden.

Praktisch bei jedem Dynamics NAV Upgrade - Projekt ist die schlechte Stammdatenqualität ein echtes Thema. Wenn Sie wissen möchten, wie es um die Qualität Ihrer Stammdaten bestellt ist, habe ich hier einen Beispielbericht einer Datenanalyse unseres Partners METHIS zum Download bereitgestellt. Hieraus ersehen Sie die wichtigsten Kriterien und Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Dynamics NAV Stammdatenqualität.


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Management Summary

Die ERP Stammdaten sind die Grundlage für operative Geschäftsprozesse und Unternehmensentscheidungen.

Aktives Stammdatenmanagement bringt dem Unternehmen

  • Kosteneinsparungen von 5% bis 10% in den Prozessen
  • bis 2020 stellen 75% aller Unternehmen auf digitale Geschäftsmodelle um, deren Datenbasis im Unternehmen vor allem die ERP Stammdaten sind
  • Daten sind die strategische Ressource des 21. Jahrhunderts

Maßnahmen zur Verbesserung der ERP Stammdatenqualität Ihres Dynamics NAV Systems

  • Sofortmaßnahme: Professionelle Datenbereinigung Ihrer Dynamics NAV Datenbestände mit einem Excel-AddIn >> Was kostet die Sofortmaßnahmefür Ihre Stammdaten? KOSTENLOSER KALKULATIONSRECHNER
  • Umsetzung in 4 Wochen: Implementierung eines externen Tools zur automatisierten Kontrolle und Korrektur bei der manuellen Erfassung in Dynamics NAV
  • 3 Monate: Erstellung eines Best-Practise-Leitfadens, wie in Ihrem Unternehmen Stammdaten erfasst und gepflegt werden müssen
  • 6 - 12 Monate fit für die Digitalisierung: Verankern der strategischen Unternehmensziele mittels eines Change Projektes in der Aufbau- und Ablauforganisation

Datenschutz-Grundverordnung DSGVO 2016/679

Seit Mai 2016 unterliegen Unternehmen der sogenannten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO 2016/679)

VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016

zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)

​Diese Datenschutz-Grundverordnung regelt auf multinationaler Ebene die Rechte und Pflichten von Unternehmen beim Umgang mit Daten von Interessenten und Kunden.

Als europäische Verordnung steht die DSGVO​ 2016/679 über den nationalen Datenschutzgesetzen.

  • Europaweit einheitliche Prozesse
  • Rechtssicherheit bei Newsletter, Disclaimer, etc.
  • Kostenreduktion bei Beratungen

Die europäischen Unternehmen sind mit der Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet:

  • Bereinigung von Daten durchführen
  • alle Prozesse mit Kundendaten dokumentieren
  • auf Verlangen Auskünfte über im Unternehmen gespeicherte Kundendaten erteilen
  • Haftungspflichten für Unternehmen

Datenmaterial ist Basis für fundierte Entscheidungen

Daten sind die strategische Ressource des 21. Jahrhunderts. Dazu zählen auch die im Unternehmen gesammelten, strukturierten Daten. 

Es gibt keine Prozesse ohne Datenbasis. Marketing und Vertrieb, die Entwicklung neuer Produkte oder Services - alles ist bereits oder wird verstärkt Daten-getrieben und Daten-gesteuert sein.

Entscheidungen basieren auf Auswertungen von Daten im Unternehmen. War das früher mal Business Intelligence, geht der Trend immer stärker in Richtung künstlicher Intelligenz.

Strukturierte Unternehmensdaten (ERP Stammdaten) werden mit unstrukturierten Daten (Big Data) zusammengeführt und dienen als Entscheidungsgrundlage. Marketing-Automation und Predictive Analytics zeigen die Richtung diesbezüglich auf.

Ein aktives und vorsorgendes Datenmanagement wäre das Gebot der Stunde. Welche Aufgaben und Aktivitäten ein effektives und effizientes Datenmanagement im Unternehmen braucht, hat das Kompetenzzentrum St. Gallen in dem Regelwerk Corporate Data Quality Management (CDQM) zusammengefasst.

Unternehmen, die Wert legen auf ein aktives und präventives Datenqualitätsmanagement, müssen ihre Hausaufgaben in den Bereichen Strategie, Organisation und im Einsatz befindlichen Systeme machen.

Buch zum Thema: Corporate Data Quality - Voraussetzung erfolgreicher Geschäftsmodelle. Autoren: ​Boris Otto, Hubert Österle. Springer Verlag. 

Master Data Management (Artikel aus Computerwoche)

Ein zwar etwas älterer, aber immer noch hochaktueller Artikel von Holger Reimer und Norbert Killi in der Computerwoche, der sehr gut das im Mittelstand noch immer stiefmütterliche Thema "Stammdaten-Chaos" und deren Folgen aufzeigt.

zum originalen Artikel: Bild klicken

ERP Stammdaten - Master Data Management

Auch in meinem beruflichen Alltag treffe ich immer (100%) auf mittelständische Unternehmen, die im Zuge eines Dynamics NAV Migrationsprojektes versuchen, die ERP Stammdaten zu bereinigen.

Kein einziges der ​mir bekannten kleinen und mittelständischen Unternehmen hat so etwas wie einen Plan, wie bei der Erfassung und Pflege von Daten im Unternehmen umzugehen wäre.

Ohne Stammdatenpflege geht künftig nichts mehr

Verschiedene Umfragen kommen zu dem Ergebnis, dass durchschnittlich ein Effizienzgewinn aus optimal gepflegten ERP Stammdaten von 5% bis 10% realisierbar sind. 

Aber noch wichtiger als Kosteneinsparungen in den Geschäftsprozessen wiegt eine andere Studie.​

Laut der Studie Geschäftsmodelle in der digitalen Wirtschaft​ (durchgeführt von der Technischen Universität München im Februar 2016) stellen bis 2020 an die 75% der Unternehmen auf ein digitales Geschäftsmodell um. 

Wenn es Ihnen nicht gelingt, Ihre ERP Stammdaten in den Griff zu bekommen, brauchen Sie mit der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen gar nicht erst zu beginnen, denn

​die ERP Stammdaten sind das Fundament für die Digitalisierung Ihres Unternehmens

Die Datenqualität wird immer entscheidender für den Unternehmenserfolg und für die Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens. 

Woran scheitert die Dynamics NAV Stammdatenpflege?

Der Hauptgrund für die dahinsiechende Stammdatenqualität liegt im mangelnden Bewusstsein der Top-Manager, dass dieses Thema in der obersten Führungsetage angesiedelt sein muss und nicht in der alleinigen Verantwortung der IT-Abteilung liegt. 

  • mangelnde Einbettung des Stammdatenmanagements in der Unternehmensstrategie und davon abgeleitet im Daily Business
  • es gibt keinen Leitfaden im Unternehmen der vorgibt, wie Stammdaten erfasst und gepflegt werden müssen
  • fehlende technologische Unterstützung 
  • fehlende Automatisierung der Kontrolle bei der Erfassung der Stammdaten
  • die Aufbau- und Ablauforganisation nimmt nicht Bezug auf die operativen Bedürfnisse des Datenmanagements und der Stammdatenpflege

Die Datenqualität ist besser, aber noch nicht gut genug

Die Datenqualität hat sich in den letzten Jahren doch bedeutend verbessert - nicht zuletzt durch den verstärkten Einsatz von ERP Systemen wie Dynamics NAV.

Das größte Problem bleibt aber die manuelle Erfassung in verschiedenen Fachbereichen des Unternehmens. Oft genug werden gleiche Datenbestände mehrfach im Unternehmen erfasst und geführt. So kann es ohne weiteres vorkommen, dass der Vertrieb "andere" Kontaktdaten hat als die Buchhaltung.

Der Grund für die verschiedenen Datenhaltungen ist meist der Einsatz von mehreren Anwendungen wie Warenwirtschaft, CRM, Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung. 

Allerdings: auch der Einsatz eines integrierten ERP Systems wie Dynamics NAV verhindert nicht zwingend Datensilos in einem Unternehmen. Weil integrierten ERP Systeme zwar sehr gut die Anforderungen eines Unternehmens abdecken. Spezialisierte Anwendungen wie ein Microsoft Dynamics CRM aber doch eine Berechtigung haben, wenn der Funktionsumfang des ERP Systems nicht ausreicht.

Weil? ERP Stammdaten überwiegend manuell erfasst

Da die Bedeutung der ERP Stammdaten meist nicht in die Unternehmensstrategie Eingang gefunden hat, werden lokale und globale Stammdaten an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen erfasst und verwaltet. 

Die Stammdaten werden zum überwiegenden Teil manuell erfasst. Dazu gibt es kaum Richtlinien, und wenn doch, sind das vielfach zahnlose und nicht kontrollierte Vorgaben.

Eine Automatisierung der Kontrolle und Korrektur der manuellen Erfassung findet nur selten statt.

Warum in ERP Datenqualität investieren? 

Der interne Auslöser sich über die Qualität der ERP Stammdaten Gedanken zu machen, ist der Kostendruck. Prozesse müssen automatisiert, die Prozesskosten reduziert werden.

Externe Auslöser sind meist Kunden (Service), Zulieferer (Einbindung in die Wertschöpfungskette) und regulatorische Anforderungen, die aus gesetzlichen ​Gründen umgesetzt werden müssen.

Laut der weltweit größten Anwenderbefragung "BI Survey 13" zählt die Datenqualität zu den Top-3 Problemen im Unternehmen. Dennoch wird das Datenmanagement nur reaktiv in Angriff genommen, wenn es durch interne oder externe Auslöser nicht mehr anders geht.

Treiber der Stammdatenqualität wirken unternehmensweit

​Strategische (bereichsübergreifende) Bedürfnisse, die hohe Datenqualität erfordern:

  • Risikomanagement & Compliance
  • 360°-Sicht auf den Kunden
  • Intern und extern integrierte Geschäftsprozesse
  • Berichtswesen, Big Data Analytics
  • IT-Konsolidierung, "Single Source of Truth"

Quelle: Institute for Information Management, St. Gallen, 2013 / B. Otto, TU Dortmund, 2013

Operative Bedürfnisse, als notwendige Voraussetzung in der digitalen Transformation:

  • bei der Automatisierung von Prozessen 
  • bei der Modernisierung / Ablösung von Altsystemen
  • beim Aufbau von daten-basierten Geschäftsmodellen
  • bei der Integration von Cloudlösungen in das ERP System zur Steigerung der Effizienz in einzelnen Prozess-Schritten

Stammdatenqualität steigern - wo ansetzen?

Spricht man davon, die Datenqualität der ERP Stammdaten zu erhöhen, muss man auch dazusagen, an Hand welcher Kriterien die Qualitätssteigerung gemessen werden soll.

Im Wesentlichen gibt es 4 Qualitätskriterien in der Beurteilung der ERP Stammdaten:

  • Aktualität
  • Konsistenz
  • Semantik
  • Vollständigkeit

Die Mängel in der Datenqualität liegt überwiegend in der Aktualität und der Vollständigkeit in den Kundenstammdaten, Artikelstamm, Materialstamm, Fertigungsstammdaten, Mitarbeiterstamm (da gibt es die wenigsten Probleme)

Sicherstellung der Datenqualität - wirksame Maßnahmen

Die in der Unternehmensstrategie festgelegten Ziele müssen in der Aufbauorganisation (Funktionen, Rollen) und in der Ablauforganisation (Prozesse)​ verankert werden, sollen die strategischen Ziele in den operativen, täglichen Aufgaben berücksichtigt werden.

Die das Stammdatenmanagement sollte es eine Rolle im Unternehmen geben, welche für die Umsetzung ​der Vorgaben im Handling mit den Unternehmens-spezifischen Daten verantwortlich zeichnet. 

Diese zentrale Anlaufstelle im Unternehmen muss sehr nahe an der obersten Führungsebene angesiedelt sein, was sich auf die Durchsetzung der gesetzten Maßnahmen positiv auswirkt. ​Der zentralisierte Ansatz fördert die Umsetzung der Ziele und Strategie.

Alle Maßnahmen, welche die Erreichung der strategischen Ziele sicherstellt muss in den operativen ​Abläufen sichergestellt sein. 

Daran erkennt man bereits, dass es sich beim Management der ERP Stammdaten und bei der zugehörigen Datenpflege um ein Unternehmens-kritisches Change Management Projekt handelt, dass sich nicht mal so nebenbei erledigen lässt.

Sofortmaßnahme: professionelle Datenbereinigung 

Bei der manuellen Erfassung von ERP Stammdaten sind naturgemäß alle Eingaben unterschiedlich, wenn diese nicht automatisch kontrolliert und korrigiert werden.

Möchte man die Datenqualität der ERP Stammdaten korrigieren, bietet sich ein sehr pfiffiges Tool für die professionelle Datenbereinigung an, dass ich sehr empfehlen kann. 

Professionelle Datenbereinigung mit dem Excel AddIn von METHIS bietet maximale Datenqualität mit minimalen Aufwand. Folgende ERP Stammdaten können ganz leicht, schnell und kostengünstig berichtigt werden:

  • Postalische Adresse
  • Namen und Geschlechter
  • EMail - Adressen
  • Telefonnummern 
  • Firmendaten (UID)
  • Dublettenprüfung
  • Konvertierung von ISO Ländercodes
  • Finanzdaten (IBAN, BIC)

KEINE Fixkosten oder Abo-Gebühren. 

Mit dem Kostenrechner schnell und einfach kalkulieren, was Ihnen Ihre Datenbereinung kosten würde.

Automatisierte Kontrollen und Korrekturen ERP Stammdaten

Mit Hilfe von APIs können in Dynamics CRM und Dynamics NAV die manuellen Erfassungen der ERP Stammdaten automatisiert kontrolliert und korrigiert werden. 

  • Postalische Adresse
  • Namen und Geschlechter
  • EMail - Adressen
  • Telefonnummern 
  • Firmendaten (UID)
  • Dublettenprüfung
  • Konvertierung von ISO Ländercodes
  • Finanzdaten (IBAN, BIC)

Hier finden Sie eine Installationsanleitung für Microsoft Dynamics CRM, äquivalent auch für Dynamics NAV.

Stammdatenqualität ist Fundament für digitalen Wandel

Mit den Anforderungen durch den digitalen Wandel steigen die Anforderungen an die Konsistenz der Unternehmensdaten. 

Immer häufiger treffen Algorythmen Entscheidungen im Unternehmen, wofür die Stammdatenbasis die Grundlage dazu bildet. Diese Stammdatenbasis muss in Echtzeit aktuell und konsistent sein.

Besonders anspruchsvoll wird es, wenn Stammdaten mit Bewegungsdaten, zum Beispiel von Kundenbewegungen, verknüpft werden sollen um die Loyalität des Kunden zu ermitteln (Erstkäufer, wiederholte Käufe, Stammkäufer)

An Hand dieses simplen Beispiels ist leicht zu erkennen, wohin die Reise gehen wird. 

  • Daten-getriebene Marketing-Automation bringt neue Kundengruppen
  • Potentiale zur Umsatzsteigerungen im Vertrieb
  • Bestellwesen optimieren um die Lager- und Logistikkosten zu reduzieren
  • Wertschöpfungsnetzwerke (Einbindung von Kunden, Lieferanten, Services aller Art) erzwingen eine konsistente und aktuelle Stammdatenbasis
  • automatische Preispflege durch direkte Anbindung an den Lieferanten
  • Betriebs- und Messdatenerfassung an den Maschinen und Verknüpfung mit Prozessen wie anlegen eines Serviceauftrages, Verfügbarkeitsprüfung, Erstellung eines Bestellvorschlages zur Beschaffung oder 3-D Druck des benötigten Ersatzteiles im Unternehmen
  • uvm.

Für all diese Möglichkeiten benötigt es konsistente und aktuelle ERP Stammdaten um eine barrierefreie Durchgängigkeit des Informationsflusses zu gewährleisten

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Der Newsletter berichtet über Beiträge rund um das ERP System Dynamics NAV mit Schwerpunkten in Digitalisierung mit NAV, NAV in the Cloud, APPs for NAV, Microsoft Azure

Autor: Ernst J. Dennstedt MBA

(c) by DEEynamics | Ernst J. Dennstedt MBA | Dynamics NAV Berater | Geschäftsführender Gesellschafter SOCITAS GmbH | Erfahrungen in Auswahl und Einführung des ERP Systems Microsoft Dynamics NAV seit 1999 | gestartet als Teilprojektleiter bei der Einführung von Navision 2.6 als Mitarbeiter der Kapsch AG in Wien

4 Gedanken zu „ERP Stammdaten sind Basis für Unternehmenserfolg & Digitalisierung“

  1. Anfrage aus meinem Netzwerk: Mittelständisches Unternehmen setzt das ERP Software Dynamics NAV 2013 ein und hat durch Zukäufe Töchter, welches als ERP System nicht Dynamics NAV verwenden. Gibt es ein Master Data Management AddOn oder Modul für Microsoft Dynamics NAV, welches auch andere ERP Systeme mit konsistenten ERP Stammdaten versorgt?

    Aus meinem Netzwerk erhielt ich folgende Info:
    Der polnische Dynamics NAV Partner it.integro hat ein MDM (Master Data Management) Modul entwickelt.

    Details unter
    http://www.it.integro.pl/en/erp-system/business-solutions/master-data-management-system

    Video: https://www.youtube.com/watch?v=a7ZSVCDSQOw

    Wenn auch Sie Infos zu diesem Thema haben oder Erfahrungen mit dem MDM AddOn von it.integro, dann bitte um Erweiterung dieses Kommentars.

  2. MASTER DATA MANAGEMENT ALS SCHLÜSSEL ZUR DSGVO
    aus der Pressemeldung https://www.pressebox.de/inaktiv/parsionate-gmbh/Master-Data-Management-als-Schluessel-zur-DSGVO/boxid/867340

    Man kann die DSGVO jedoch auch positiv sehen: Es ist die Chance endlich ineffiziente Prozesse im Datenmanagement auszuräumen und somit auf lange Sicht Kosten zu sparen. Nicht nur die Hardware für das Speichern unnötiger Daten verursacht Kosten. Vor allem der Aufwand für die Pflege doppelter Datensätze, beispielsweise in unterschiedlichen Abteilungen, oder auch Kosten für Marketingmaßnahmen, die auf falschen, unzuverlässigen oder doppelten Kundendaten beruhen, kommen Unternehmen teuer zu stehen.

  3. BEHINDERT MANGELNDE DATENQUALITÄT DIE DIGITALISIERUNG?
    aus dem Artikel von Monika Pürsing http://www.it-zoom.de/it-director/e/behindert-mangelnde-datenqualitaet-die-digitalisierung-17522/

    Datengetriebene Unternehmen stehen mehr und mehr vor der Aufgabe, den Produktionsfaktor „Daten“ aktiv zu pflegen und weiterzuentwickeln; vor allem brauchen sie verlässliche Stammdaten. Stammdaten sind eine wichtige übergreifende Komponente, die in operativen Prozessen und Unternehmensentscheidungen ebenso beteiligt ist wie bei Datenauswertungen und -analysen oder Produkten und Dienstleistungen.

  4. DATEN ALS SCHLÜSSEL FÜR LANGFRISTIGE KUNDENBEZIEHUNGEN
    erschienen am 4.4.2018 auf http://www.xing-news.com, von Sigrid Sieber / Georgina Bott
    http://www.xing-news.com/reader/news/articles/1313085?cce=em5e0cbb4d.%3AAAnbzN8Z_oS-VzjvZuX7ckAL&link_position=digest&newsletter_id=32399&toolbar=true&xng_share_origin=email

    … „Was beim Kontakt mit Verbrauchern vielleicht eine weniger große Rolle spielt, ist beim Kontakt zu Firmenkunden umso wichtiger: Firmierungen und Anschrift müssen stimmen, genauso die E-Mail-Adresse für den elektronischen Rechnungsversand. Tauchen hier Fehler auf, muss händisch nachgearbeitet werden, was bei hohen Auftragszahlen und -volumnia mit sehr großem Aufwand verbunden sein kann.“ …

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