Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

Mit der Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV lassen sich 60 - 90% der Kosten einsparen.

95% der Eingangsrechnungen kommen immer noch in Papierform. 

Wenn es noch keinen elektronischen Prozess für Eingangsrechnungen gibt, werden selbst Rechnungen, die bereits im PDF - Format ins Haus gelangen, ausgedruckt und wie Papierrechnungen weiterverarbeitet und archiviert.

Wie Sie Eingangsrechnungen effizient, kostenoptimal und rechts-sicher verarbeiten und archivieren, erklärt dieser Beitrag.

Effizienzsteigerung

Kostenoptimierung

Rechts-sichere Archivierung


Mit der Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung lassen sich 60 - 90% der Kosten einsparen. Jetzt Whitepaper anfordern!

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Wo verstecken sich die Kostentreiber bei der Eingangsrechnungsverarbeitung?

Papierrechnungen kosten jedem Unternehmen bares Geld. Die Höhe der Kosten je Eingangsrechnung ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, die Kostentreiber sind schnell identifiziert:

  • manuelles Erfassen der Eingangsrechnung im Eingangsrechnungsbuch
  • kopieren der Eingangsrechnung (!) für die Freigabeprüfung
  • verschicken der Papierrechnung zur Freigabe in den Fachabteilungen
  • buchen der freigegebenen Eingangsrechnung in der FIBU
  • manuelles Erfassen im Zahlungsverkehrssystem
  • Ablegen der Eingangsrechnung
  • suchen der Eingangsrechnung bei Reklamationen, Rückfragen, usw.
  • Korrekturaufwand durch Fehler bei der manuellen Erfassung und Prüfung der Eingangsrechnungen 

Durch die lange Durchlaufzeit bei der Prüfung und Freigabe der Eingangsrechnung wird häufig die Skontofrist überschritten.

Eine zeitnahe Liquiditäts- und Cashflow - Planung ist unter diesen Umständen schwierig bis nicht möglich.

Welche Prüfungsanforderungen muss die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung handeln können?

  • Rechnungen kommen oftmals ohne eindeutig erkennbaren Bestellbezug
  • Verknüpfung mit bestehenden Dokumenten
  • Berücksichtigung von Fristen und Ausnahmeregelungen
  • Eskalationsprozeduren im Freigabeprozess
  • Prüfung und Freigabe durch mobile Mitarbeiter (Vertrieb, Service, uvm.)

Daten wie Kreditor, Belegnummer, Belegdatum, Bestellnummer, Rechnungsbetrag, Kostenstelle(n), uvm. müssen automatisiert und fehlerfrei ausgelesen und an Dynamics NAV übergeben werden

Die für den Prüfungsprozess benötigten Daten wie Prüfer der Eingangsrechnung, Beitragsgrenzen für den Prüfer, Bestellbezug, Lieferschein, Urlaubsvertretungen, uvm. muss der workflow-gesteuerte Freigabeprozess verfügbar haben.

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Eingangsrechnungsverarbeitung in vier Schritten

Der erste Schritt ist das Scannen der Eingangsrechnungen an zentralen oder verteilten Standorten im Unternehmen.

Der zweite Schritt ist die automatische Belegdatenerfassung. Hier werden Kopfdaten, Adressdaten, buchungsrelevante Daten mittels OCR aus den Eingangsrechnungen ausgelesen und an Dynamics NAV weitergegeben.

Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

                                                                                                                                                                                         (c) Bild: Pronobis GmbH

Der dritte Schritt ist die workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung in den Fachabteilungen. Die einfache Rechnungsprüfung kann sowohl auf Desktop als auch auf mobilen Geräten durchgeführt werden.

Im vierten Schritt erfolgt die rechts-sichere Ablage der Eingangsbelege im digitalen Archiv.

Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

Variante A:

  • OCR/Barcode - Erkennung, wenn möglich auslesen de Bestellnummer
  • Periodische Aktivität - Erfassung der Rechnung in Dynamics NAV
  • Start eines workflow-gesteuerten Erfassungs-/Prüfprozesses 
Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

                                                                                                                                                                                            (c) Bild: Pronobis GmbH

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Variante B:

  • OCR/Barcode - Erkennung, wenn möglich auslesen de Bestellnummer
  • Start eines workflow-gesteuerten Erfassungs-/Prüfprozesses
  • Datenerfassung in Dynamics NAV oder Datenübergabe aus Prüfungsprozess

Variante C:

  • Automatische Rechnungserkennung mit Datenextraktion (Kopfdaten/Positionsdaten)
  • Start eines workflow-gesteuerten Erfassungs-/Prüfprozesses
  • Datenübergabe aus Prüfungsprozess an Dynamics NAV
Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

                                                                                                                                                                                                         (c) Bild: Pronobis GmbH

Auf einen Blick: Nutzen durch automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

+ für das Management:

  • optimierte Prozesse in Bezug auf Skonti und in der Außendarstellung des Unternehmens
  • Prozesssicherheit: klar definierte und strukturierte Prozesse 
  • jährliche Einsparungen bei den Prozesskosten (Durchlaufzeiten, Auffinden, Fehlerrate, Status)

+ für die Buchhaltung:

  • wesentliche Einsparung durch automatische Datenerfassung
  • Prozess- und Zustandsüberwachung der Freigabedaten und Zahlungsfristen
  • Beschleunigung der Prüfzeiten
  • Arbeitserleichterungen
  • die Rechnung liegt in einem von der Finanz anerkannten rechts-sicheren digitalen Archiv

+ für Mitarbeiter im Freigabeprozess:

  • einfache Freigabe "auf Knopfdruck" von beliebigen Standorten und allen gängigen Endgeräten

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Mit der Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung lassen sich 60 - 90% der Kosten einsparen. Jetzt Whitepaper anfordern!

Autor: Ernst J. Dennstedt MBA

(c) by DEEynamics | Ernst J. Dennstedt MBA | Dynamics NAV Berater | Geschäftsführender Gesellschafter SOCITAS GmbH | Erfahrungen in Auswahl und Einführung des ERP Systems Microsoft Dynamics NAV seit 1999 | gestartet als Teilprojektleiter bei der Einführung von Navision 2.6 als Mitarbeiter der Kapsch AG in Wien

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