Dynamics NAV Personalwesen – Arbeitserleichterungen und Einsparungen

Dynamics NAV Personalwesen ist ein Modul der Standardsoftware des ERP Systems von Microsoft für mittelständische Unternehmen. Mit Hilfe verschiedener Module wie Sales, Customer Service, Marketing, Servicemanagement, Projektabwicklung, Finanzen und Personal können alle Geschäftsabläufe im mittelständischen Unternehmen sehr komfortabel gesteuert werden.

Dynamics NAV Personalwesen als Modul im ERP System
Dynamics NAV Personalwesen als Modul im ERP System

Funktionen im Dynamics NAV Personalwesen

Das ERP System beinhaltet eine Vielfalt an Funktionalitäten für das Personalwesen bereits im Standard. Mit AddOns lässt sich der Funktionsumfang an die eigenen Bedürfnisse des Personalmanagements leicht und schnell anpassen.

  • erfassen und verwalten von Mitarbeiterdaten
  • ablegen von Verträgen und vertraulichen Informationen
  • verwalten von Skills (Erfahrungen, Fähigkeiten, besondere Kenntnisse)
  • Mitarbeiterentwicklung mit Hilfe des Skillmanagements optimieren
  • verwalten von personenbezogenen Informationen Führerschein,
  • verwalten ausgehändigter firmeneigener Gegenstände wie Laptop, Handy, Firmenwagen, uvm.
  • mit eigens für Dynamics NAV  zertifizierte AddOns Mitarbeiterzeiten erfassen, verwalten, kontrollieren Online und mit Berichten

Mit Dynamics NAV Personalwesen sind alle relevanten Personaldaten zentral verfügbar und ermöglichen datengestützte Personalentscheidungen

Der Mitarbeiter ist durch die Erfassung im Dynamics NAV Personalwesen damit automatisch als planbare Ressource im ERP System verfügbar.

Dynamics NAV Personalwesen für Personaler

Neben der Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten sind nützliche Tools zur Ablage von Verträgen und weiteren vertraulichen Informationen enthalten. Listen und Berichte lassen sich auf komfortable Art und Weise erstellen. Diese Funktion, bereitgestellt durch Microsoft Dynamics, spart Zeit und erleichtert den Arbeitsalltag im Personalbereich erheblich. Auch Teile der Zeiterfassung werden von vielen Unternehmen über dieses System abgewickelt. Beispielhaft für die Nutzung von Microsoft Dynamics im Zeitmanagement ist die Abwesenheitsverwaltung bei Krankheit, Fortbildung oder Urlaub. Eine integrierte DATEV-Schnittstelle erlaubt das Zusammenwirken mit anderen Systemen.

Dynamics NAV Personalwesen für Bewerber

Meist werden vakante Stellen im Unternehmen auch über die eigene Homepage ausgeschrieben. Wenn Sie hier strukturierte Formulare für Bewerberdaten zur Verfügung stellen können relevante personenbezogene Daten nach Dynamics NAV automatisiert übernommen werden.

Um die internen Verwaltungsaufwände bei der Rekrutierung so klein wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, die Bewerber strukturiert durch den Bewerbungsprozess zu führen.

Um potentielle Bewerber so schnell und einfach wie möglich dem Unternehmen zuzuführen, sollte der Mitarbeiterbeschaffungsprozess nach allgemein gültigen Grundsätzen ausgerichtet sein.

Die bekannte Webseite Jobfibel hilft Bewerbern mit einer ganzen Reihe von Ratgebern zu allen möglichen Themen rund um die Jobsuche. Die Ratgeber können auch als Rahmen und Anhaltspunkte für die Implementierung des Rekrutierungsprozesses im eigenen Unternehmen dienen.

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

In den Bereichen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle gibt es mehrere zertifizierte Lösungen. Eine davon ist DynamicTimes, die vollständig in Dynamics NAV integriert ist. Mit DynamicTimes lassen sich die Vorgaben und Regeln praktisch aller Tarifvereinbarungen umsetzen.

Während es bei der Zeiterfassung primär darum geht Anwesenheits- und Arbeitszeiten zu dokumentieren, steht bei der Zutrittskontrolle der Sicherheitsaspekt im Vordergrund.

Die in Microsoft Dynamics NAV aufgezeichneten Mitarbeiterzeiten können automatisiert zur Personalabrechnung, für Projektauswertungen, in der Kostenstellenrechnung, in der Analyse der Abwesenheitszeiten, uvm. zur Verfügung gestellt werden.

Standardfunktionen im Überblick:

  • Personalzeiterfassung [ZE]
  • Zutrittskontrolle
  • Projektzeiterfassung
  • Betriebsdatenerfassung [BDE]
  • Mobile Datenerfassung [MDE]
  • Dienstplanung
  • umfassende Prüfmöglichkeiten gegen das Arbeitszeitgesetz
  • informative Auswertungen

weiterführende Links zum Thema

Dynamics NAV Personalwesen und der Datenschutz

Das im Microsoft Dynamics NAV bereitgestellte Rechtekonzept stellt sicher, dass ausschließlich berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die vertraulichen Personaldaten erhalten.

Gerade für die ab Mai 2018 geltende Datenschutz-Grundverordnung DSGVO kann eine durchgängige Dokumentation der Bewerber- und Personaldaten und deren Verwaltung automatisiert werden.

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FAZIT: Dynamics NAV Personalwesen

Gerade in Hochlohnländern wie Deutschland oder Österreich spielt der Personalaufwand eine wesentliche Rolle, wenn es um Personalentwicklung und Personalkosten geht.

Da lohnt es sich genauer hinzusehen und die Mitarbeiter optimal  einzusetzen.

Mit Hilfe des Moduls „Dynamics NAV Personalwesen“ und genau auf die spezifischen Unternehmensbedürfnissen zugeschnittenen AddOns lassen sich viele Prozesse des Personalmanagements unterstützen und automatisieren.

Bei der EU-DSGVO sind Sie durch die durchgängige Dokumentation der personenbezogenen Daten durch das Standard ERP System Microsoft Dynamics NAV auf der sicheren Seite.

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Autor: Ernst J. Dennstedt MBA

(c) by DEEynamics | Ernst J. Dennstedt MBA | Dynamics NAV Berater | Geschäftsführender Gesellschafter SOCITAS GmbH

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