DEEynamics: Digitaler Tippgeber für ERP – Entscheider in klein- und mittelständischen Unternehmen


[CHECKLISTE] Elektronische Zeiterfassung

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Die Checkliste für die elektronische Zeiterfassung stellt sicher, dass Sie gemäß Ihren Anforderungen das richtige Zeiterfassungssystem, anschaffen. 

Zeiterfassungssysteme gibt es als AddOn für Dynamics NAV (Achtung: nicht mehr für alle Versionen) und für Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Bei der elektronischen Zeiterfassung kommen häufig  

  • Hardwareterminals (Zeiterfassungsterminals) zum Einsatz, wo mittels Chipkarte oder Transponder der Mitarbeiter seine Zeiten stempelt (Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Dienstgang, Arztbesuch und vieles mehr) 
  • Softwareterminals als Benutzerschnittstelle zu Zeiterfassung zur Anwendung

Warum eine digitale Zeiterfassung? Geschäftsführer sind per Gesetz verpflichtet darauf zu achten, dass Mitarbeiter keine unzulässig langen Arbeitszeiten dienen müssen. In Österreich werden Zeitarbeitsvergehen mit persönlichen Strafen für den Geschäftsführer geahndet. Hier hilft am effektivsten die Dokumentation über ein betriebliches Zeiterfassungssystem.

Elektronische Zeiterfassung Gesetz: Im September 2020 gab es von seiten des EuGH ein richtungsweisendes Urteil, welches als Grundlage zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung herangezogen wird.

Elektronische Zeiterfassung Pflicht: Im Arbeitszeitgesetz (Deutschland und Österreich) ist die Pflicht zur Erfassung der lückenlosen Arbeitszeiten, die vorgeschriebenen Ruhezeiten der Mitarbeiter und die möglichen Ausnahmen von dieser Arbeitszeitverordnung festgeschrieben. 

Was muss eine betriebliche Zeiterfassung leisten? Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten erfassen. Die Abwesenheitszeiten sind zudem eine wichtige Information, ob sich Mitarbeiter im Gefahrenfall noch im Unternehmen befinden. Die erfassten Arbeitszeit muss laut EuGH objektiv und verlässlich sein. Sowohl Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben Zugriff auf die erfassten Zeitdaten. 

Elektronische Zeiterfassung Betriebsvereinbarung: In größeren Betrieben werden die Pflichten zur Arbeitszeiterfassung und darüber hinausgehende Regeln die Arbeitszeit betreffend in Betriebsvereinbarungen wie zum Beispiel Regeln für den Aufbau und Abbau von Zeitguthaben der Mitarbeiter, verbindlich festgehalten. 

Elektronische Zeiterfassung Vorteile Nachteile: die digitale Zeiterfassung hat den Vorteile, dass alle für die Entgeltberechnung der Mitarbeiter alle Daten verfügbar sind, Arbeitszeitkonten, Überstundenkonten und Konten für Zeitguthaben werden automatisch mitgeführt. Durch die schnellere Abrechnung der Mitarbeiter werden Personalkosten eingespart. Dienstleister haben zusätzlich den Vorteil, dass für einzelne Projektaufgaben die Zeiten einzeln erfasst und für die Abrechnung des Kunden herangezogen werden.

Der wesentlichste Nachteil ist, dass sich Mitarbeiter oft zusätzlich kontrolliert fühlen. Dies kann die Geschäftsführung durch eine offene Kommunikation und Handhabung der Zeiterfassung entkräftet werden.